Arbeitszeit erfassen –
nachweisbar richtig.
Kommen und Gehen mit einem Klick. Soll, Ist und Saldo für jeden Monat. Urlaub und Zeitausgleich im selben System. Und ein Protokoll, das zeigt, dass nachträglich nichts verändert wurde.
Aufzeichnen müssen Sie ohnehin.
Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit einschließlich der Ruhepausen sind aufzuzeichnen. Die Frage ist nur, ob Sie am Monatsende nachrechnen oder auf einen Knopf drücken.
Stundenlisten entstehen meist zu spät. Nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil am Monatsende niemand mehr weiß, wann er am Zwölften gekommen ist. Was rückwirkend entsteht, ist eine Schätzung – und als Nachweis wenig wert.
Der unterschätzte Nebeneffekt
Eine laufende Zeiterfassung beendet die Diskussion, bevor sie entsteht. Wer im Streitfall über Überstunden eine lückenlose Aufzeichnung samt Korrekturhistorie vorlegen kann, führt diese Diskussion sachlich statt aus der Erinnerung.
Der Unterschied liegt im Protokoll
Fast jede Zeiterfassung kann Stunden addieren. Wenige können zeigen, dass an den Stunden nachträglich nicht gedreht wurde. Jede Änderung wird mit Zeitpunkt, Benutzer und den Werten davor und danach festgehalten. Jeder Protokolleintrag schließt seinen Vorgänger ein, sodass eine nachträgliche Änderung die Kette bricht und bei der Prüfung auffällt. Die Anwendung darf ihr eigenes Protokoll weder ändern noch löschen – das ist auf Datenbankebene verwehrt.
Woran es in der Praxis scheitert
- ✓ Zettel an der Pinnwand, unleserlich und unvollständig
- ✓ Excel-Tabelle, die jeden Monat jemand nachrechnet
- ✓ Stunden werden im Nachhinein rekonstruiert
- ✓ Pausen werden nicht erfasst oder pauschal abgezogen
- ✓ Niemand weiß, wer wann etwas korrigiert hat
- ✓ Urlaubsreste stehen in einer zweiten Liste
- ✓ Ruhezeiten fallen erst bei der Prüfung auf
- ✓ Der Mitarbeiter kann seine Zeiten nicht einsehen
Was Alterax-Time kann.
Kommen und Gehen
Ein Klick am Rechner, am Mobiltelefon oder am Tablet an der Anmeldung, mit Pausenerfassung. Zwei Einträge zur selben Zeit sind technisch ausgeschlossen.
Soll, Ist und Saldo
Die Monatsübersicht rechnet das System, Feiertage und Abwesenheiten einbezogen. Die Aufzeichnung je Mitarbeiter gibt es als PDF auf Knopfdruck.
Urlaub und Zeitausgleich
Antrag und Freigabe dokumentiert, Urlaubskonto mit Anspruch, Übertrag, Verbrauch und Rest. Wahlweise nach Kalender- oder Arbeitsjahr, in Tagen oder Stunden.
Arbeitszeitregeln
Ruhezeit, Tages- und Wochenhöchstarbeitszeit, Durchrechnungsschnitt und Mindestbesetzung werden laufend geprüft. Der Hinweis erscheint beim Stempeln, nicht erst bei der Prüfung.
Terminalmodus
Ein Tablet an der Anmeldung zeigt eine Kachel je Mitarbeiter: antippen, PIN eingeben, fertig. Gebunden an Gerät und Netz, ohne Einsicht in Zeiten oder Anträge.
Korrektur nur als Antrag
Nachtragungen und Änderungen brauchen eine Begründung. Der ursprüngliche Wert bleibt gültig, bis jemand entscheidet – kein stilles Überschreiben.
Warnungen blockieren nicht
Eine Buchung wird nie verhindert. Wer länger arbeiten muss, kann das – es wird nur sichtbar. Alles andere würde dazu führen, dass die Zeit außerhalb des Systems erfasst wird, und genau das wollen Sie nicht.
Welche Grenzen im Einzelfall gelten, ergibt sich aus Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarung und Arbeitszeitgesetz. Die Vorgabewerte orientieren sich an den gesetzlichen Höchstgrenzen.
Besonders sinnvoll, wo Dienste sich teilen.
Ordinationen und Gruppenpraxen
Geteilte Dienste, Vormittags- und Abendordination, wechselnde Anwesenheiten. Die Ruhezeitprüfung meldet, wenn zwischen Abendordination und Frühdienst zu wenig Zeit liegt. Die Mindestbesetzung warnt, bevor beide Ordinationsassistentinnen gleichzeitig auf Urlaub gehen.
Kleine und mittlere Betriebe
Fünf bis fünfzig Mitarbeiter, kein eigenes Personalbüro. Am Monatsende braucht die Betriebsleitung eine Zahl, die stimmt, und einen Nachweis, der hält – ohne dafür jemanden abzustellen.
Betriebe mit Homeoffice
Gestempelt wird aus dem Betriebsnetz und aus einzeln freigegebenen Anschlüssen. Wer auswärts arbeitet, trägt mit Begründung nach. Dokumentiert statt vergessen.
In vier Schritten im Betrieb.
Von der Einrichtung bis zur ersten Buchung vergeht ein Vormittag. Eine Schulung im engeren Sinn brauchen Ihre Mitarbeiter nicht.
Betrieb einrichten
Wir legen den Mandanten an, hinterlegen die Netze und stellen die Arbeitszeitregeln nach Ihren Vorgaben ein.
Mitarbeiter anlegen
Namen, Wochenstunden, Eintrittsdaten und Urlaubsansprüche. Auf Wunsch übernehmen wir bestehende Listen.
Zugänge verteilen
Jeder meldet sich an, ändert das Kennwort und richtet den zweiten Faktor ein.
Loslegen
Kommen und Gehen. Nach dem ersten Monat sehen Sie die erste vollständige Auswertung.
Ein Praxistipp zur Reihenfolge
Beginnen Sie mit der reinen Zeiterfassung und lassen Sie Urlaub und Zeitausgleich zunächst weg. Sobald das Stempeln im Alltag sitzt – erfahrungsgemäß nach zwei Wochen – kommt die Urlaubsverwaltung dazu. Wer alles gleichzeitig einführt, diskutiert am ersten Tag über Urlaubsreste statt über das Wesentliche.
Abgerechnet je Mitarbeiter.
Kombinierbar mit bestehenden Hosting- und Betreuungsverträgen.
- ✓ Kommen und Gehen am Rechner, Mobiltelefon und Terminal
- ✓ Soll, Ist und Saldo je Monat als PDF
- ✓ Urlaub, Zeitausgleich und Krankenstand inklusive
- ✓ Prüfung von Ruhezeit und Höchstarbeitszeit
- ✓ Lückenloses Protokoll mit verketteten Prüfsummen
- ✓ Zwei-Faktor-Anmeldung, Buchen nur aus freigegebenen Netzen
- ✓ Serverstandort Wien, AVV nach Art. 28 DSGVO
- ✓ Support über das Ticketsystem
Was Sie wissen sollten, bevor Sie starten.
Drei Punkte, die wir lieber vorher ansprechen als im Ernstfall.
Unsere Haltung dazu
Wir könnten diese Punkte weglassen. Wir halten es für den besseren Weg, sie zu benennen. Eine Zeiterfassung ist ein Nachweisprodukt – und Vertrauen entsteht nicht durch eine lückenlose Aufzählung von Stärken, sondern dadurch, dass auch die Grenzen vorher auf dem Tisch liegen.
Schluss mit der Stundenliste am Monatsende.
Ein kurzes Gespräch genügt: Wir sehen uns an, wie viele Mitarbeiter betroffen sind, welche Arbeitszeitmodelle Sie haben und ob ein Terminal sinnvoll ist.